時間を費やして考えた飲み会や食事会にドタキャンが出て大変だった！という思いをした幹事様も少なくないでしょう。当日の準備や確認などで忙しいときにドタキャンがあっても、慌てないように対処すべきです。
会費や店への連絡を優先しよう
もしドタキャンが出てしまった場合は、まずは予約しているお店に連絡をしましょう。お店によってはキャンセル料が発生することもありますので注意が必要です。
1週間前、2日前、当日の〇時までなど、条件も異なりますので、事前にキャンセル料について調べておくのもよいでしょう。
そしてドタキャン分の会費をどうするのか考えるのも、幹事様の仕事です。
幹事様がドタキャン分を支払うのか、何人かで割り勘して後日、本人に請求するなど、さまざまな方法が考えられます。
当日のことなので焦ってしまいがちですが、お金や人数の計算がありますので落ち着いて行動しましょう。
ドタキャンを減らすために・・・
最大210名まで乗船可能な会社イベントにおすすめな「セレブリティ2」
当日の体調不良といった場合は仕方ないですが、やはり幹事様にとってドタキャンは避けたいもの。できるだけドタキャンを減らすために、できることはいくつかあります。
・あらかじめ参加費用を集めておく
当日にお店で集めるとなると大変ですし、参加する側はお金を預けることでドタキャンしづらいでしょう。また、もしキャンセル料が出た場合でもそこからお金を払えるようにしたり、事前に何か決め事を作ってみたりするのもおすすめです。
・参加者にも役割分担
幹事1人だけ動くのではなく、参加する方にも役割分担をしてみましょう。そうすればそれぞれに仕事ができるので、ドタキャンしてしまう方も減るかもしれません。
・特別な場所で開催
毎回違った居酒屋やレストランとはいえ、雰囲気やメニューなどが似たり寄ったりで飽きてしまうこともあるでしょう。
そこでおすすめなのが、貸切クルージングです。
いつもより、特別感を感じることができる場所や雰囲気の会場なら、ぜひ参加したいと思ってもらえますし、普段はあまり参加しない方も来るかもしれませんよ。
船上は会社イベントに最適⁉
特別なお祝いでもないのにクルーザーで会社イベントを開催するのは、やり過ぎだと思う方もいるかもしれません。
もちろん盛大に豪華なクルージングも可能ですが、貸切のクルージングなら、かしこまらずに、普段の飲み会の雰囲気はそのままで、クルージングパーティーを開催することもでき
開放感ある周りの景色に参加者たちもリラックスして、クルージングパーティーを楽しめるのがポイント。しかも、会社イベントのような大人数のパーティーであれば、一人当たりの費用も普段の飲み会とほとんど変わらない金額で開催することができます。
貸切のクルーザーは、周りとは完全に切り離された会場なので、重要な情報を扱う会議などにもおすすめです。前半は会議、後半は懇親会というような使い方もできるので、移動の手間もかからず、できる幹事の座をゲットすることができます。
盛り上がる演出もおまかせ
会社のイベントを開催するときに、幹事さんの頭を悩ませるのは、様々な年代が集まるパーティーの盛り上げ方ですよね。
アニバーサリークルーズなら、生演奏やマジックショー、マグロ解体ショーなどパーティーを盛り上げてくれるコンテンツを手配してもらうことが可能です。間近で見るプロの技は盛り上がること間違いなしです。
バルーンリリースや横断幕を製作すれば、参加者たちの一体感も生まれますよ。
パーティーを盛り上げるビンゴやカラオケが設備として備わっているクルーザーもあるので、定番の余興もおまかせください。準備や景品手配までお願いできるので、当日は幹事さんも参加者と一緒に楽しむことができます。
参加者に合わせた料理が選べる
会社イベントでは、料理選びも苦戦するポイントではないでしょうか。
上司はお寿司や日本食が好みだけど、若手はイタリアンがいいなんてことが起きても、アニバーサリークルーズなら、どちらの要望も叶えることができます！
種類豊富なメニューの中から、自由に組み合わせることができ、量の調整も可能なので、いろんな料理を少しずつ用意することもできます。ビュッフェスタイルにすれば、参加者が自由に好きなものを取ることができ、交流も生まれやすくなるので、おすすめです。
当日のドタキャンがあると幹事さんは本当に大変ですよね。事前にできる対策を見つけて、当日は心から楽しめるよう準備をしておきましょう。
編集長 | 高橋 知里
