飲み会の幹事の仕事は、招待状やメールを送り、参加者を募るところから始まります。最初の段階でつまずかないためにも、要点をおさえて簡潔で分かりやすい招待状を書けるようにしたいものです。
特に忙しい現代社会において、情報を簡潔に伝えることは非常に重要です。日時や場所、参加費、連絡先などの必要な情報を短くまとめ、読みやすい形式で提供することが求められます。
そこで今回は、飲み会の招待状をシンプルかつ効果的に作成するためのポイントと、具体的な例を紹介します。
飲み会は招待状やメールを送るところからスタート！
まずは、招待状やメールを送ることから始めます。幹事をすることに慣れていない方は、招待状といわれても「何を書くの？」「レイアウトは？」「言葉遣いは？」など、悩むことが多くありますよね。
しかし、ポイントさえおさえておけば誰でも簡単に書くことができるようになります。以下では、招待状を書く際のポイントについて紹介します。
1.ビジネス書式を用いる
友達同士の飲み会と違い、会社の飲み会はビジネスの場の一つでもあります。きちんとビジネス書式を用いるのがマナーです。
あまりくだけた文章表現にすると、稚拙な印象を相手に与えてしまい、あなたの評価を下げてしまうことにもなりかねません。
書き出しは「〇〇部 各位」「〇〇会の皆様」といった形で、宛名を明記します。
次に、簡単な挨拶文を入れましょう。職場の同僚であれば「日々の業務お疲れ様です。」と記載すれば十分です。
ただし、取引先に向けて書く場合は「拝啓 貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご協力を賜り、厚くお礼申し上げます。」といった、頭語を使用した正式な挨拶の形を使用しましょう。頭語は下記のように結語とセットで使います。
| 頭語 | 結語 | |
|---|---|---|
| 通常 | 拝啓 | 敬具 |
| 丁寧な場合 | 謹啓 | 敬白 |
挨拶文は相手の立場だけでなく、季節によっても異なります。
| 月 | 時候の挨拶 |
|---|---|
| 1月 | 初春の候 |
| 2月 | 余寒の候 |
| 3月 | 早春の候 |
| 4月 | 晩春の候 |
| 5月 | 新緑の候 |
| 6月 | 初夏の候 |
| 7月 | 盛夏の候 |
| 8月 | 残暑の候 |
| 9月 | 新秋の候 |
| 10月 | 紅葉の候 |
| 11月 | 晩秋の候 |
| 12月 | 初冬の候 |
特にお客様への招待状の場合は、失礼があっては大変です。ビジネス文例集を参考にしたり、上司に相談したりするなど、日本語や敬語の間違いがないか確認してから書くようにしましょう。
2.ポイントは箇条書きで
ビジネス書式では、読み手がひと目で要点を理解できるように書くことが求められます。
そこで、重要なポイントについては箇条書きで記載するようにしましょう。
飲み会の招待状における重要ポイントは、開催日・時間・場所・会費の4項目です。参加者が必要な情報をすばやく把握でき、スムーズに予定を立てることができます。
また、招待状には連絡先や参加確認の方法を記載しておくと、参加者が質問や不明点を解消しやすくなり、イベントの準備が円滑に進みます。
飲み会の招待状の例文
ここでは、招待状の具体的な書き方をご紹介します。
モデルケースとして、会社（営業部内）の忘年会の招待状をメールで送る場合とします。
また、日程調整は社内であらかた終わっているものと想定します。
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営業部 各位
皆様、日々の業務お疲れ様です。
今年も恒例の営業部忘年会を、下記の要領にて開催したいと思います。
お忙しい時期かとは思いますが、奮ってご参加いただきますようお願いいたします。
記
1.日程 ◯◯年◯◯月◯◯日（◯曜日）
2.時間 ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
3.場所 居酒屋◯◯
住所：
電話番号：
地図：（Googleマップ等のURL）
4.会費 ￥◯,◯◯◯.−
（前日までに幹事が徴収に伺います）
なお、参加可否につきまして、◯月◯日までに、当メールの返信にて
ご回答をお願いいたします。
それではよろしくお願いいたします。
代表幹事 ◯◯
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上記例文のポイントは、日程調整はあらかじめ済ませてあって、最終確認として参加可否の回答をお願いしている点です。
日程調整の方法は「忘年会を企画中ですが、ご都合の良い日程をいくつかいただけませんか？」とメールや口頭で打診します。
特に上司に対しては、書面だけでなく口頭で確認したあとに再度確認するのがベターです。くれぐれも、初回の案内でいきなり開催日を連絡することのないようにしましょう。
いつもと違う会場で参加率をアップ！
幹事のもう一つの重要な仕事、それは会場選びです。毎回同じ居酒屋では参加者も飽きてしまい、イマイチ盛り上がりに欠けてしまいます。
最近は飲み会に積極的に参加する人が減っており、場合によっては「またいつもの場所か・・・」「忙しいし、お金ももったいないから・・・」と、参加を渋る人も出てくるかもしれません。
少しでも参加率を上げるために「みんなをあっと驚かせたい」「みんなに喜んで参加してほしい」と考えている幹事様におすすめなのが、アニバーサリークルーズの貸切クルージングです！
人数に合わせた最適なクルーザーをご用意
※大型パーティー船『ルーカス』
アニバーサリークルーズでは、20名ほどが乗船できる小型船から200名以上乗船できる大型船まで、多種多様なクルーザーをご用意しています。お客様の人数やご予算に合わせて自由にクルーザーをお選びいただけるため、費用を抑えながらも充実した飲み会を実現できます。
バラエティ豊かな料理メニュー
料理や飲み物のメニューも豊富に取りそろえています。和食・洋食・寿司・BBQまで、参加者のお好みに合わせて自由に組み合わせていただくことも可能です。
シェフが乗船し目の前で仕上げを行う豪華ビュッフェや、二次会で利用するときに軽めの食事が取れるカジュアルビュッフェやフィンガーフードなども用意しています。
クルージング中に楽しめる各種ドリンクも充実。生ビールやワイン、カクテルなどアルコール類をはじめ、もちろんソフトドリンクもあり、豊富なラインナップからお選びいただけます。
飲み会を徹底サポート
非日常感あふれるクルーザーで海風を感じながら飲み会を開催すれば、きっとみんなの心に残る思い出になることでしょう。
アニバーサリークルーズには、お客様のクルージングを準備から当日の進行までサポートするコンシェルジュが在籍しています。
どのような飲み会にするか迷ったら、一度コンシェルジュへご相談ください。これまで手がけてきた多数の事例や経験から、お客様にマッチしたクルージングプランをご提案させていただきます。
編集長 | 高橋 知里
