忘年会の幹事の最初の仕事は、お知らせメールを送って参加者を募るところから始まります。
お知らせメールには基本ルールがいくつかありますので、それらをしっかりおさえて、スマートなメールを送れるようにしましょう。
お知らせメールの基本
お知らせメールに限らず、ビジネスシーンにおいては、メールの書き方にもいくつかのルールがあります。
これらのルールを知っておかないと、それだけで未熟な印象を相手に与えてしまいかねません。
恥ずかしい思いをしないよう、まずはビジネスにおけるメールの基本を知っておきましょう。
1.件名は、用件がひと目で分かるよう簡潔に
よくやってしまいがちな過ちは、「おつかれさまです」や「営業部の〇〇です」といった件名をつけてしまうことです。件名をつけずに送るのはもちろん論外！
ビジネスにおいては「時間」は最も貴重なものです。特に上席の方々は多忙で、メールをゆっくり見ている時間がありません。
読む人の時間を奪わないためにも、ひと目見てメールの中身が分かるような内容にすることが、相手に対する配慮といえます。
忘年会のお知らせであれば、「〇〇部忘年会のご案内」「【要返信】〇月〇日忘年会の件」といった件名をつけるようにしましょう。
2.ビジネス書式を用いる
ビジネスメールの書き方には、決まった言い回しや書式があります。
例えば、冒頭には「〇〇部 各位」というように、宛先を書くのがルールとなっている会社もあるでしょう。
そして次に簡単な挨拶文を入れます。同じ部署内の間柄であれば「皆さま、日々の業務おつかれさまです。」といった一言で十分です。
その後に「早速ですが、下記の要領にて忘年会を開催いたします。
お忙しい時期かとは思いますが、奮ってご参加くださいますようお願いいたします。」といったように、本題に入っていきましょう。
メールで出欠を取りたいのであれば、「ご参加の可否を、◯月◯日までに、本メールの返信にてご回答ください。」というように、いつまでに、どのような方法で回答してほしいかをきちんと明記します。
またメールの文末には、署名を入れるのを忘れないように！
3.重要な内容は箇条書き
忘年会において重要な内容は、「日時」「場所」「会費」の3つです。これらの情報は箇条書きで記載しましょう。
日時は、日付と曜日、そして開始時刻が必須項目です。おおよその終了時刻が分かっている場合は、終了時刻も記載してあげた方がより親切です。
場所は、会場の名称、電話番号、住所が必須項目です。さらに、お店のURLや、地図のURLを貼ってあげるとより親切になります。
会費については、事前徴収であれば「○日までに幹事が回収させていただきますのでご準備をお願いいたします。」と一言加えておくとスムーズです。
宛先で文章を使い分けよう
以上は、会社の同部署の上司を含むメンバーを想定した書き方ですが、宛先によって文章表現を使い分けられるようになれば上級者です。
同じ職場内でも、同期だけで行う場合や、社内の同好会やクラブ活動の忘年会の場合では、もう少しくだけた表現や、フレンドリーな内容にした方がよいでしょう。
逆に、取引先のお客様に宛てて案内を出す際には、もっと敬語や言い回しに配慮が必要になってきます。
お客様との関係性によっても変わってきますが、メールで案内を送ること自体が失礼にあたることもありますので、メールでよいのか、それとも書面を作って手渡しした方がよいのかなど、多方面から検討する必要があります。
迷ったら上司や経験者に相談してみてください。
失礼のないように参加者を募ろう
上司やお客様など、目上の方をお誘いする際には、くれぐれも失礼のないように注意する必要があります。
例えば、目上の方に対して、何の相談もない状態で唐突に「案内メール」を送りつけるのは失礼にあたることです。
事前にスケジュールを確認し、いくつか候補日をピックアップしてもらって、その候補日のなかから日程を決める。
そして、口頭で「○日に決まりました」と報告したうえで「案内メール」を送るというのが正しい手順です。
上司が複数いる場合には日程調整がとても大変になりますが、ここは抜かりがないようにしっかりとこなしましょう。
そうすれば幹事の株もきっと上昇しますよ。
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また、お料理やお飲み物のラインアップも豊富に取りそろえています。和洋中のビュッフェや有名店のケータリングなど、自由に組み合わせてください！
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編集長 | 高橋 知里
