忘年会や新年会といったイベントでは、幹事の役割が重要となります。「幹事を任されたけど準備が多くて大変」「参加者の日程をまとめるのが難しい」という幹事様も多いのではないでしょうか。
そのような方の強い味方となってくれるのが、幹事サポートアプリです。
社内イベントで多くの参加者を取りまとめて、当日までにさまざまな準備をするのは簡単ではありません。幹事を任されたら、アプリを活用してスケジュール調整や会計管理などを行いましょう。
今回は、幹事の主な仕事とおすすめの幹事サポートアプリについて紹介します。
幹事の仕事内容
幹事がやらなければならないことはたくさんあります。幹事の主な仕事について見ていきましょう。
- イベント計画と立案
- 予算の算出
- 日程調整と会場確保
- 参加者へ周知と調整
- 当日のイベント進行
- イベント終了後のフォローと会計
- 参加者へ会計報告
イベントの参加者が多い場合、最低でも1ヵ月前には日程調整や会場選びをしておく必要があります。
計画どおりに進めるためにも、協力者とスケジュールを合わせたり、早めに機材を準備したりと、当日バタバタしないようにしておきましょう。
たくさんある幹事の仕事をラクにしてくれるアプリ
幹事の仕事はたくさんありますが、なかでもとくに大変なのが参加者のスケジュール管理です。参加者の人数が多ければ多いほどスケジュールを合わせるのが難しいですよね。
ほかにも、会費の請求といったことも意外と手間がかかります。
日程調整や会計に関することなど、幹事様が少しでもラクになるアプリをご紹介します。
参加者の日程調整には「調整さん」
なるべく多くの人に参加してもらえる開催日を決めたいときには、「調整さん」というアプリがおすすめです。
「調整さん」では幹事専用のページでイベントの候補日を設定し、そのアドレスを参加者に送信します。
参加者はそれぞれの候補日に対して、参加可能かどうかを○×で知らせるだけでOKなので、時間を掛けずに回答することが可能です。
また、LINEを利用している会社であれば、「LINEスケジュール」も便利です。○△×で回答ができ、コメント欄に情報の補足もできます。
どちらのアプリも集計が分かりやすく、日時調整が簡単に行えるでしょう。
会計に役立つ「スピード割り勘」
人数が多い会計は金額も大きく大変です。そこで活躍するのが「スピード割り勘」というアプリです。
このアプリは、ただ金額を人数で割るだけではなく、遅れてきた人やお酒を飲まなかった人、上司といったように最大4つのグループに分けて金額の調整ができます。
条件に合わせて割り勘ができるのはうれしい機能です。
完璧な段取りでイベントを成功させよう
大変な幹事の仕事も、便利なアプリを使うことでスムーズに進みます。しかし、アプリはあくまでもサポートツールであり、実際の段取りを決めるのは幹事様自身です。
アニバーサリークルーズでは、幹事様の負担を減らしながらも、希望に沿ったクルージングプランを提供できるシステムが確立されています。
「初めての幹事で不安」「できれば効率的に幹事の仕事を進めたい」といった方をサポートします。
クルーズコンシェルジュが幹事の右腕に
貸切クルージングを予約するのは初めて、という方がほとんど。初めてのことは不安も多いと思いますが、ご安心ください。アニバーサリークルーズでは海と船のプロフェッショナルであるクルーズコンシェルジュがパーティーをサポートします。
どんな船がよいか？パーティーの進行はどうしよう？乗り場に迷ってしまう…など、24時間問い合わせを受け付けているので、気軽に相談できるのが嬉しいポイントです。
イベントに合わせたクルージングプランの作成はもちろんのこと、参加者の好みを反映させた料理、オプションを利用した企画の提案まで、専任のコンシェルジュが丁寧に対応いたします。
また、当日も乗船担当のスタッフがサポートいたしますので、ご安心ください。お問い合わせはメールや電話で24時間受け付けています。ぜひ一度ご相談ください。
編集長 | 高橋 知里
