春は出会いと別れの季節。職場を離れる方を送り出し、新たな仲間を迎え入れる“歓送迎会”を予定している方も多いことでしょう。
今まで一緒に頑張ってきた同僚や新しい仲間との時間を楽しむ歓送迎会ですが、普通の飲み会との違いとは何でしょうか。
いざ自分が幹事になったときに「段取りが悪くて不評だった・・・」と、悲しい結果にならないよう、早めに計画を練っておきましょう！
今回は、歓送迎会を企画する際に成功させるポイントや、気をつけるべき注意点と、歓送迎会にもぴったりな貸切クルージングについてご紹介していきます。
歓送迎会とは？
歓送迎会とは、歓迎会と送別会が一体となったものです。
新入社員や転職で途中入社、人事異動で新しく着任された方などを対象に喜んで迎え入れるのが歓迎会、退職や人事異動となった方へ、今までの労をねぎらい感謝の気持ちを伝えるのが送別会です。
歓送迎会は会社に限らず、大学のサークルや部活動でも行われます。
基本的には、食事やお酒を楽しむ形式で行われ、小規模な場合は居酒屋やレストラン、大規模な場合は大きな会場を貸切って行われるのが一般的です。
主役の要望や好きなものを優先して、場所や料理を選ぶと喜ばれるでしょう。
新入社員は温かい雰囲気で迎え入れたいですし、退職や異動の方には今までの感謝の気持ちを伝えたいですよね。
また、ほかの参加者も一緒に楽しめる内容にすることも大切です。
料理やドリンクなどで満足してもらうことはもちろん、参加者全員があっと驚くような演出やイベントを用意すれば、きっと大いに盛り上がる歓送迎会になるはずです。
歓送迎会の流れは？日程の決定と場所選び
幹事の仕事は前準備から始まります。
初めての幹事を任され、何から始めればよいかわからない・・・という方も多いのではないでしょうか。
まずは、退職される方の退職日程や新入社員の入社日、着任される方の日程を確認するところから始めましょう。
そこから、歓送迎会の日程を決定します。
できれば、退社日、入社日当日に行うのが望ましいのですが、歓送迎会として歓迎会・送別会を同時に行う場合は、退職される方の日程に合わせるほうが良いでしょう。
また、主役の都合の良い日程に合わせることはもちろんですが、業務に支障のない日や多くの方が出席できる日を考慮して日程を決定するといった配慮も忘れないでくださいね。
次に、歓送迎会の幹事を悩ませる場所選びです。
大抵は行きつけの居酒屋や会社が毎年使っている会場を選びがちですが、さすがに何年も同じ場所では飽きてしまいますよね。
できれば今までとは違った雰囲気の会場を用意したいですが、日程や人数など条件が多いほど探すのも大変です。
歓送迎会は年度の終わりに集中するため、どのお店もすぐに予約で埋まってしまったということもあるでしょう。
一般的な歓送迎会の流れ（パーティー当日）
ではいざ歓送迎会を迎える際の当日の流れも確認しておきましょう。
1.開会のあいさつ
出席者のなかで最も位の高い役職の方に歓送迎会の主旨を踏まえてあいさつをしてもらいます。
2.乾杯
参加者のなかで3番目に高い役職の方、もしくは、最も年長の方に乾杯の音頭を取ってもらいましょう。
3.会食・歓談
歓談をしながら料理やお酒を楽しみます。ここで注意したいのは席割りです。職場を離れる方のそばには、在職中、その方と特に関係が深かった方を配置するようにしましょう。
また、新たに仲間入りする方のそばには、新たな上司や先輩、後輩となる方を配置すると話が盛り上がりやすいようです。
4.新任者や新入社員の紹介・あいさつ
新任者や新入社員を紹介し、それぞれにあいさつをしてもらいます。
できるだけその方の人柄や個性が伝わるようなスピーチをしてもらうのがポイントです。
5.退職者や異動する方の紹介・あいさつ
会社や職場を離れる方を紹介し、それぞれにあいさつをしてもらいます。
在職中の思い出などを振り返ってもらいながらスピーチをしてもらいましょう。
6.記念品などの贈呈式
退職者や異動する方へ、職場の仲間からの記念品などを贈呈します。
送別される方の直属の上司や直属の部下など、身近な方が手渡しすると良いでしょう。
7.締めのあいさつ
歓送迎会の締めのあいさつは、参加者のなかで2番目に役職が高い方にお願いするのが一般的です。
クルージング歓送迎会がおすすめ！
※大型クルーザー「セレブリティⅡ」
歓送迎会は、新たな仲間を迎え入れると同時に、これまで共に働いてきた仲間を送り出す大切な会です。
送別される方、歓迎される方、双方にとってより良い門出・船出となる特別な会にしたいですよね。
そこで、より特別で思い出に残る歓送迎会にするために、海の上で非日常的な雰囲気を味わっていただくことができるクルージング歓送迎会を企画してみてはいかがでしょうか。
船の上でのパーティは、それだけでもとっておきのサプライズになります。
主役の方たちを始め、参加者全員に非日常の空間を楽しんでいただけることでしょう。
※中型クルーザー「オリエンタルノア」船内
アニバーサリークルーズでは、70隻以上の船を取り扱っており、1隻あたり2名～500名の人数に対応しています。また料理やお酒も豊富な種類を取りそろえており、希望や予算に合わせて用意が可能です。
そのほかにも、演出機材の貸出やパフォーマーの手配も行っています。歓送迎会のプログラムに合わせて、余興やイベントを専任コンシェルジュと相談しなから決めることができます。
豊富な食事とドリンクメニュー
歓送迎会を成功させるために、欠かせないのはおいしいお料理とドリンク。アニバーサリークルーズでは、選べる4種類の豪華なビュッフェ料理や、本格船上BBQ、寿司職人が目の前で握った寿司を食べられるプラン、女性に大人気の色とりどりのスイーツが並ぶデザートビュッフェなど、参加者がきっと満足するメニューを各種取り揃えています。
ドリンクは、ビールやハイボール、焼酎などのアルコール類からウーロン茶などソフトドリンクまで幅広く取りそろえた飲み放題を用意しているので、参加者が各々好きなドリンクを注文できます。
思い出に残したい記念写真
貸切クルージングでは、東京や横浜のベイエリアで好きなスポットを回ることができます。王道の運航ルートはあるものの、決められたコースは無いので、歓送迎会のプログラムに合わせたコース取りをすることも可能です。たとえば「出航50分後にゲームをやるので、揺れない場所に停泊してください！」などリクエストをすれば大丈夫です。
停泊スポットでは、東京ならレインボーブリッジやお台場のフジテレビ本社ビル、横浜ならみなとみらいの景色が一望できるので、参加者の全員で集合写真を撮影しましょう。思い出に残る1枚となります。
初めての幹事で不安がある方でも、専任のコンシェルジュがトータルサポートいたしますのでご安心ください。
美しい景色に囲まれながら、おいしい食事とお酒を堪能できるクルージングで、参加者も幹事様も全員が満足できる歓送迎会を実現しましょう。
歓送迎会にクルージングをご希望の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
編集長 | 高橋 知里
