送別会を成功させるためには、事前に全体の流れや段取りをおさえておくことが大切です。しかし、初めての幹事だと「何をすればいいのだろう」「準備するものや流れが分からない」と戸惑う方も多いでしょう。
そこで今回は、送別会における幹事の事前準備や当日の流れ、送別会を成功させるためのポイントについて解説します。また、初めての幹事にとって心強い味方となる貸切クルージングについてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
幹事がしておきたい当日までの準備
送別会の幹事になると、当日を迎えるまでにさまざまな準備を行う必要があります。幹事が行う主な事前準備は以下のとおりです。
- 開催日時の調整
- 予算設定
- 会場選び、下見
- あいさつ依頼
- 花束やプレゼントの手配
- 二次会会場の手配
- 参加者へ周知
まずは、送別会の開催日時と予算決めです。開催日は最初にいくつかの候補日を出します。あいさつを依頼する場合は、あいさつを担う人が参加できる日を優先的に候補日に入れましょう。
日時や予算が決まったら会場選びです。参加者の好みに合う料理や飲み物がそろっているか、個室の予約は可能か、必要な設備はあるかなどをポイントに探します。
ほかにも、送る方への花束やプレゼントの手配、二次会を行う場合は会場探しなどがあります。
幹事なら知っておきたい送別会の流れ
送別会当日も幹事の役割は多いため、全体の流れはもちろん段取りも事前に把握しておく必要があります。
ここでは、送別会当日のおおまかな流れについて見ていきましょう。
――開始のあいさつ
会場に参加者がそろったら、まずは開始のあいさつを行います。司会者と幹事が別の場合は、司会者・幹事の順番が一般的です。
――乾杯のあいさつ
乾杯のあいさつは、幹事か見送る側の上司が行うのが良いでしょう。
乾杯が済んだらそのまま会食へ進む流れになります。会食では、過去のお話で大いに盛り上がってください。
――代表者によるあいさつ
食事も終え、場の雰囲気が落ち着いたころ、見送る側の代表者によるあいさつです。当日になって突然あいさつを頼むのではなく、事前に幹事からお願いしておきましょう。
また、見送られる側へのプレゼントがある場合、このあいさつのあとに贈呈のセレモニーを行います。
――最後に見送られる側のあいさつ
複数人いる場合は、全員に一言ずつお願いするのか、あるいは代表者があいさつをするのかなど、幹事が事前に段取りをつけておく必要があります。
このように、送別会はあいさつを中心に進行を考えていくと良いでしょう。幹事は、全員に料理や飲み物が行きわたっているか、会場の空調は適切か、などさまざまなことに気を配りながら進めていきます。
クルージングで思い出に残る送別会
幹事として流れを把握しても、料理や出し物など「これで大丈夫だろうか・・・」と不安になるものです。そのような不安を解消する方法の一つとして、アニバーサリークルーズの貸切クルージングをご検討ください。
アニバーサリークルーズでは、さまざまなジャンルの料理メニューの中から、お好みで選んでいただけます。また、クルージングの間はドリンクが飲み放題です。アルコールもソフトドリンクも種類豊富にご用意していますので、お酒が好きな方はもちろん、お酒が苦手な方でも満足していただけます。
さらに、船内の装飾やエンターテインメントショーなど多彩なオプションを自由に組み合わせて、送別会を華やかに盛り上げる演出も可能です。
窓から見える移り変わる景色とオリジナルのプランで、参加者全員の心に残る送別会になるでしょう。
アニバーサリークルーズが提供する送別会クルージングでは、予算に合わせたプランニングから必要な準備まで、幹事様のサポートをさせていただきます。ぜひ一度ご相談ください。
編集長 | 高橋 知里
